Bài học

Yêu cầu và Tìm kiếm Nhà cung cấp

Mục tiêu bài học

Sau bài học này, bạn sẽ nắm vững bộ từ vựng cốt lõi về quy trình tìm kiếm và yêu cầu nhà cung cấp. Bạn có thể tự tin đọc hiểu các email, thông báo nội bộ, và các đoạn văn trong phần Đọc của bài thi TOEIC (Part 7) liên quan đến chủ đề thu mua của doanh nghiệp.

Dạng bài trong đề

Nhóm từ vựng này thường xuyên xuất hiện trong Phần 7 (Đọc hiểu), đặc biệt là ở các dạng bài một đoạn văn (Single Passage) và nhiều đoạn văn (Multiple Passages). Các ngữ liệu thường là email trao đổi, thông báo của công ty về việc thay đổi nhà cung cấp, hoặc các yêu cầu báo giá. Hiểu đúng các thuật ngữ này là chìa khoá để bạn trả lời chính xác các câu hỏi về mục đích chính, chi tiết cụ thể hay các bước tiếp theo trong quy trình.

Phát âm từ vựng

Audio này đọc các từ vựng của bài, mỗi từ hai lần, sau đó là các câu ví dụ sử dụng những từ vừa học.

Bản ghi (transcript):
procurement, procurement. sourcing, sourcing. supplier, supplier. vendor, vendor. request for quotation, request for quotation. proposal, proposal. bid, bid. submit, submit. evaluate, evaluate. criteria, criteria. shortlist, shortlist. contract, contract.

Our procurement department is currently sourcing new suppliers for raw materials. We have sent out a Request for Quotation to several vendors. After we evaluate all the proposals based on our criteria, we will shortlist the top three and negotiate the final contract.

**Bản ghi (transcript):** procurement, procurement. sourcing, sourcing. supplier, supplier. vendor, vendor. request for quotation, request for quotation. proposal, proposal. bid, bid. submit, submit. evaluate, evaluate. criteria, criteria. shortlist, shortlist. contract, contract. Our procurement department is currently sourcing new suppliers for raw materials. We have sent out a Request for Quotation to several vendors. After we evaluate all the proposals based on our criteria, we will shortlist the top three and negotiate the final contract.

Cụm 1: Quy trình chung và các bên liên quan

Khi một công ty cần mua hàng hóa hoặc dịch vụ để vận hành, họ sẽ bắt đầu một quy trình gọi là thu mua. Cụm từ dưới đây mô tả quy trình tổng thể và những đối tác chính trong hoạt động này.

procurement (prəˈkjʊrmənt)Danh từ: quy trình thu mua, mua sắm hàng hóa/dịch vụ cho một tổ chức.
Cụm đi kèm: a procurement process, the procurement department, procurement policy.
Ví dụ: The company has a strict procurement policy to ensure fairness and transparency. (Công ty có chính sách thu mua nghiêm ngặt để đảm bảo sự công bằng và minh bạch.)

sourcing (ˈsɔːrsɪŋ)Danh từ: quá trình tìm kiếm, lựa chọn nguồn cung ứng/nhà cung cấp.
Cụm đi kèm: sourcing new suppliers, sourcing manager, global sourcing.
Ví dụ: Sourcing new suppliers is the first step in our procurement plan. (Tìm kiếm nhà cung cấp mới là bước đầu tiên trong kế hoạch thu mua của chúng tôi.)

supplier (səˈplaɪər)Danh từ: nhà cung cấp, thường là các công ty cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu một cách thường xuyên, có mối quan hệ lâu dài.
Cụm đi kèm: a regular supplier, a reliable supplier, an automotive parts supplier.
Ví dụ: We have been working with this supplier for over ten years. (Chúng tôi đã làm việc với nhà cung cấp này hơn mười năm rồi.)

vendor (ˈvendər)Danh từ: nhà cung cấp, người bán hàng. Từ này có thể dùng thay thế cho 'supplier' nhưng thường chỉ các đơn vị bán sản phẩm hoàn chỉnh, dịch vụ hoặc các giao dịch nhỏ lẻ hơn.
Cụm đi kèm: a local vendor, a software vendor, an approved vendor list.
Ví dụ: We purchased the new office furniture from a local vendor. (Chúng tôi đã mua đồ nội thất văn phòng mới từ một nhà cung cấp địa phương.)Danh từ: nhà cung cấp, người bán hàng. Từ này có thể dùng thay thế cho 'supplier' nhưng thường chỉ các đơn vị bán sản phẩm hoàn chỉnh, dịch vụ hoặc các giao dịch nhỏ lẻ hơn. Cụm đi kèm: a local vendor, a software vendor, an approved vendor list. Ví dụ: We purchased the new office furniture from a local vendor. (Chúng tôi đã mua đồ nội thất văn phòng mới từ một nhà cung cấp địa phương.)

Cụm 2: Gửi yêu cầu và Đề xuất

Sau khi xác định được nhu cầu, bước tiếp theo là liên hệ với các nhà cung cấp tiềm năng để thu thập thông tin, đặc biệt là về giá cả. Giai đoạn này bao gồm việc gửi đi các yêu cầu chính thức và nhận lại các bản đề xuất hoặc báo giá.

request for quotation (RFQ) (rɪˈkwest fɔːr kwoʊˈteɪʃn)Danh từ: yêu cầu báo giá. Đây là một tài liệu chính thức mà công ty gửi cho các nhà cung cấp để mời họ cung cấp báo giá cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.
Cụm đi kèm: to issue/send out an RFQ, to respond to an RFQ.
Ví dụ: We sent an RFQ to five different companies for the construction project. (Chúng tôi đã gửi yêu cầu báo giá đến năm công ty khác nhau cho dự án xây dựng.)

proposal (prəˈpoʊzl)Danh từ: bản đề xuất. Đây là một tài liệu chi tiết do nhà cung cấp soạn thảo để trả lời một yêu cầu, trong đó trình bày giải pháp, kế hoạch thực hiện và chi phí.
Cụm đi kèm: to submit a proposal, a business proposal, to review a proposal.
Ví dụ: We need to review all the proposals carefully before making a decision. (Chúng ta cần xem xét cẩn thận tất cả các bản đề xuất trước khi đưa ra quyết định.)Danh từ: bản đề xuất. Đây là một tài liệu chi tiết do nhà cung cấp soạn thảo để trả lời một yêu cầu, trong đó trình bày giải pháp, kế hoạch thực hiện và chi phí. Cụm đi kèm: to submit a proposal, a business proposal, to review a proposal. Ví dụ: We need to review all the proposals carefully before making a decision. (Chúng ta cần xem xét cẩn thận tất cả các bản đề xuất trước khi đưa ra quyết định.)

bid (bɪd)Danh từ/Động từ: (sự) đấu thầu, (sự) bỏ thầu. Thường dùng trong bối cảnh cạnh tranh, nơi các nhà cung cấp đưa ra mức giá của mình để giành được hợp đồng.
Cụm đi kèm: to place a bid, to win a bid, a competitive bid.
Ví dụ: Several firms have placed bids for the government contract. (Một vài công ty đã tham gia bỏ thầu cho hợp đồng của chính phủ.)

submit (səbˈmɪt)Động từ: nộp, đệ trình một tài liệu chính thức.
Cụm đi kèm: to submit a report/proposal/application, submit something to somebody.
Ví dụ: All vendors must submit their proposals by the end of the week. (Tất cả các nhà cung cấp phải nộp bản đề xuất của họ trước cuối tuần.)

Cụm 3: Đánh giá và Lựa chọn

Khi đã nhận được các bản đề xuất, bộ phận thu mua sẽ tiến hành phân tích, so sánh và lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất. Quá trình này đòi hỏi sự khách quan và dựa trên các tiêu chí đã được xác định trước.

evaluate (ɪˈvæljueɪt)Động từ: đánh giá, định giá một cách có hệ thống.
Cụm đi kèm: to evaluate proposals/candidates, to evaluate the performance.
Ví dụ: A special committee was formed to evaluate the bids. (Một ủy ban đặc biệt đã được thành lập để đánh giá các hồ sơ dự thầu.)

criteria (kraɪˈtɪriə)Danh từ (số nhiều của criterion): tiêu chí, những tiêu chuẩn được sử dụng để đưa ra quyết định.
Cụm đi kèm: selection criteria, meet the criteria, based on the criteria.
Ví dụ: Price is not the only criterion; we also consider quality and delivery time. (Giá cả không phải là tiêu chí duy nhất; chúng tôi còn xem xét chất lượng và thời gian giao hàng.)

shortlist (ˈʃɔːrtlɪst)Động từ/Danh từ: (lập) danh sách rút gọn những ứng viên/nhà cung cấp tiềm năng nhất từ một danh sách dài hơn.
Cụm đi kèm: to shortlist candidates, to be on the shortlist.
Ví dụ: We have shortlisted three suppliers for the final round of negotiations. (Chúng tôi đã chọn ra danh sách rút gọn gồm ba nhà cung cấp cho vòng đàm phán cuối cùng.)

contract (ˈkɑːntrækt)Danh từ: hợp đồng, một thỏa thuận mang tính pháp lý giữa hai hay nhiều bên.
Cụm đi kèm: to sign a contract, to award a contract, under contract.
Ví dụ: The winning bidder will be awarded a two-year contract. (Nhà thầu thắng cuộc sẽ được trao một hợp đồng hai năm.)

Phân loại các từ vựng vừa học theo các giai đoạn của quy trình thu mua.

Cặp từ dễ nhầm lẫn

Supplier vs. Vendor

Cả hai từ này đều có nghĩa là 'nhà cung cấp', nhưng chúng có sắc thái khác nhau và thường được dùng trong các ngữ cảnh riêng biệt.

Tiêu chí phân biệt: Mối quan hệ và loại sản phẩm.
- Supplier thường dùng để chỉ các công ty cung cấp nguyên vật liệu thô hoặc linh kiện cho một nhà sản xuất khác. Mối quan hệ này thường là dài hạn và mang tính chiến lược (B2B - doanh nghiệp với doanh nghiệp). Ví dụ: một nhà sản xuất ô tô sẽ có các 'suppliers' cung cấp thép, lốp xe, động cơ.
- Vendor thường dùng để chỉ người hoặc công ty bán sản phẩm đã hoàn chỉnh trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các doanh nghiệp khác. Mối quan hệ có thể là ngắn hạn hoặc cho một giao dịch cụ thể. Ví dụ: công ty bạn mua văn phòng phẩm từ một 'vendor' địa phương, hoặc thuê một 'vendor' cung cấp dịch vụ ăn uống cho sự kiện.
Câu dùng sai: The factory needs to find a new vendor for its raw steel. (Nhà máy cần tìm một nhà cung cấp mới cho thép thô.)
Lỗi sai: Dùng 'vendor' cho nguyên vật liệu thô ('raw steel') là không tự nhiên. Trong trường hợp này, 'supplier' sẽ là lựa chọn chính xác và chuyên nghiệp hơn, vì nó ám chỉ một mối quan hệ cung ứng lâu dài cho sản xuất.

**Supplier vs. Vendor** Cả hai từ này đều có nghĩa là 'nhà cung cấp', nhưng chúng có sắc thái khác nhau và thường được dùng trong các ngữ cảnh riêng biệt. * **Tiêu chí phân biệt:** Mối quan hệ và loại sản phẩm. * `Supplier` thường dùng để chỉ các công ty cung cấp nguyên vật liệu thô hoặc linh kiện cho một nhà sản xuất khác. Mối quan hệ này thường là dài hạn và mang tính chiến lược (B2B - doanh nghiệp với doanh nghiệp). Ví dụ: một nhà sản xuất ô tô sẽ có các 'suppliers' cung cấp thép, lốp xe, động cơ. * `Vendor` thường dùng để chỉ người hoặc công ty bán sản phẩm đã hoàn chỉnh trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các doanh nghiệp khác. Mối quan hệ có thể là ngắn hạn hoặc cho một giao dịch cụ thể. Ví dụ: công ty bạn mua văn phòng phẩm từ một 'vendor' địa phương, hoặc thuê một 'vendor' cung cấp dịch vụ ăn uống cho sự kiện. * **Câu dùng sai:** *The factory needs to find a new vendor for its raw steel.* (Nhà máy cần tìm một nhà cung cấp mới cho thép thô.) * **Lỗi sai:** Dùng 'vendor' cho nguyên vật liệu thô ('raw steel') là không tự nhiên. Trong trường hợp này, 'supplier' sẽ là lựa chọn chính xác và chuyên nghiệp hơn, vì nó ám chỉ một mối quan hệ cung ứng lâu dài cho sản xuất.

Ví dụ

Tình huống áp dụng trong đề thi TOEIC

1
To: Procurement Team proc.team@omnicorp.com
From: David Lee, Procurement Manager d.lee@omnicorp.com
Subject: Sourcing for New Cleaning Service

Dear Team,

Our current contract with Sparkle Cleaners is set to expire at the end of next month. While their service has been satisfactory, management has requested that we explore other options to ensure we are getting the best value.

Therefore, I would like you to begin the process of sourcing new potential vendors. Please prepare a Request for Quotation (RFQ) to be sent out by the end of this week. The key criteria for evaluation will be cost, experience with corporate clients, and the use of environmentally friendly products. We will then evaluate the proposals we receive and shortlist three companies for a final interview.

Let's discuss the details of the RFQ in our meeting tomorrow.

Best regards,

David Lee

Question: What is the main purpose of this email?
**To:** Procurement Team <proc.team@omnicorp.com> **From:** David Lee, Procurement Manager <d.lee@omnicorp.com> **Subject:** Sourcing for New Cleaning Service Dear Team, Our current contract with Sparkle Cleaners is set to expire at the end of next month. While their service has been satisfactory, management has requested that we explore other options to ensure we are getting the best value. Therefore, I would like you to begin the process of sourcing new potential vendors. Please prepare a Request for Quotation (RFQ) to be sent out by the end of this week. The key criteria for evaluation will be cost, experience with corporate clients, and the use of environmentally friendly products. We will then evaluate the proposals we receive and shortlist three companies for a final interview. Let's discuss the details of the RFQ in our meeting tomorrow. Best regards, David Lee **Question:** What is the main purpose of this email?
2
(A) To renew the contract with Sparkle Cleaners.
(B) To announce the hiring of a new cleaning service.
(C) To initiate the process of finding a new cleaning service provider.
(D) To complain about the quality of the current cleaning service.
- Loại đáp án (A): Email nói rằng hợp đồng hiện tại sắp hết hạn ("is set to expire") và ban quản lý muốn "explore other options" (khám phá các lựa chọn khác), chứ không phải gia hạn. Vì vậy, (A) sai.
- Loại đáp án (B): Email chỉ mới bắt đầu quá trình tìm kiếm ("begin the process of sourcing"). Việc tuyển chọn chưa diễn ra, nên chưa thể thông báo đã thuê được dịch vụ mới. Vì vậy, (B) sai.
- Loại đáp án (D): Email có nhận xét dịch vụ hiện tại là "satisfactory" (thỏa đáng), không hề có ý phàn nàn. Vì vậy, (D) sai.
- Phân tích đáp án (C): Email yêu cầu nhóm bắt đầu "the process of sourcing new potential vendors" (quá trình tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng mới). Cụm từ "initiate the process" (khởi động quy trình) hoàn toàn tương ứng với nội dung này. Đây chính là mục đích chính của email.
(A) To renew the contract with Sparkle Cleaners. (B) To announce the hiring of a new cleaning service. (C) To initiate the process of finding a new cleaning service provider. (D) To complain about the quality of the current cleaning service. * **Loại đáp án (A):** Email nói rằng hợp đồng hiện tại sắp hết hạn ("is set to expire") và ban quản lý muốn "explore other options" (khám phá các lựa chọn khác), chứ không phải gia hạn. Vì vậy, (A) sai. * **Loại đáp án (B):** Email chỉ mới bắt đầu quá trình tìm kiếm ("begin the process of sourcing"). Việc tuyển chọn chưa diễn ra, nên chưa thể thông báo đã thuê được dịch vụ mới. Vì vậy, (B) sai. * **Loại đáp án (D):** Email có nhận xét dịch vụ hiện tại là "satisfactory" (thỏa đáng), không hề có ý phàn nàn. Vì vậy, (D) sai. * **Phân tích đáp án (C):** Email yêu cầu nhóm bắt đầu "the process of sourcing new potential vendors" (quá trình tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng mới). Cụm từ "initiate the process" (khởi động quy trình) hoàn toàn tương ứng với nội dung này. Đây chính là mục đích chính của email.
3
Vậy đáp án là (C) To initiate the process of finding a new cleaning service provider.

Ví dụ

Dùng thử — Nâng cấp câu của bạn

1
We need to find new companies to buy parts from. We will ask them for their prices.

Yêu cầu: Hãy viết lại câu trên, sử dụng các từ sourcing, suppliers, và request for quotation (RFQ) để câu văn chuyên nghiệp và chính xác hơn trong môi trường công sở.
We need to find new companies to buy parts from. We will ask them for their prices. **Yêu cầu:** Hãy viết lại câu trên, sử dụng các từ `sourcing`, `suppliers`, và `request for quotation (RFQ)` để câu văn chuyên nghiệp và chính xác hơn trong môi trường công sở.
2
Câu mẫu: Our department is currently sourcing new suppliers for the parts and will issue a request for quotation (RFQ) to potential candidates.

Vì sao câu này tốt hơn:
- sourcing new suppliers thay thế cho find new companies to buy parts from, đây là thuật ngữ chuyên ngành, ngắn gọn và chính xác hơn hẳn.
- issue a request for quotation (RFQ) thay thế cho ask them for their prices, thể hiện đây là một quy trình chính thức, có văn bản rõ ràng chứ không phải một câu hỏi thông thường.
**Câu mẫu:** Our department is currently **sourcing** new **suppliers** for the parts and will issue a **request for quotation (RFQ)** to potential candidates. **Vì sao câu này tốt hơn:** * `sourcing new suppliers` thay thế cho `find new companies to buy parts from`, đây là thuật ngữ chuyên ngành, ngắn gọn và chính xác hơn hẳn. * `issue a request for quotation (RFQ)` thay thế cho `ask them for their prices`, thể hiện đây là một quy trình chính thức, có văn bản rõ ràng chứ không phải một câu hỏi thông thường.

Nắm vững các từ vựng về tìm kiếm nhà cung cấp là bước đệm quan trọng. Trong bài học tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về các thuật ngữ liên quan đến việc đàm phán, ký kết hợp đồng và quản lý đơn hàng.